ERP-Einführung im E-Commerce: Ablauf, Dauer, Kosten (2026)

Ein neues ERP im Onlinehandel ist eine Operation am offenen Herzen. Sie bauen Aufträge, Lager, Einkauf und Buchhaltung um. Der Shop und die Marktplätze laufen dabei weiter. Geht am Go-Live-Wochenende eine Bestellung schief, merkt es der Kunde sofort. Stimmt ein Bestand nicht, verkaufen Sie auf Amazon Ware, die Sie nicht haben.

Die meisten Ratgeber zur ERP-Einführung kommen von ERP-Herstellern. Sie schreiben meist über Firmen mit eigener Produktion. Dieser Leitfaden ist herstellerneutral. Er richtet sich an Onlineshops und D2C-Marken im DACH-Raum mit 500.000 bis 50 Millionen Euro Umsatz. Sie erfahren, wie eine ERP-Einführung im E-Commerce abläuft, wie lange sie dauert, was sie kostet und wo Projekte scheitern.

Die Kurzantwort

Dauer: Ein Shop mit ein bis zwei Kanälen und einem Lager braucht etwa drei bis fünf Monate. Mit vielen Marktplätzen, externem Lager oder B2B sind es sechs bis zwölf Monate. Gerechnet ist von der Auswahl bis zum ruhigen Betrieb.

Kosten: Im ersten Jahr kostet ein ERP-Projekt zwischen rund 15.000 Euro und deutlich über 300.000 Euro. Die Software ist dabei meist der kleinere Teil. Mehr kosten Einrichtung, Schnittstellen, Datenübernahme und die Zeit Ihres Teams.

Fehler: ERP-Projekte im E-Commerce scheitern selten an der Software. Häufiger fehlt eine klare Regel, welches System welche Daten führt. Dazu kommen zu viele Sonderwünsche und zu wenig getestete Schnittstellen. Und oft liegt der Go-Live zu nah am Weihnachtsgeschäft.

Ab wann braucht ein Onlineshop ein ERP?

Viele Shops starten mit dem Shop-Backend, einem Versandtool und Excel. Das reicht, bis einer dieser Punkte eintritt:

Mehrere Kanäle: Sie verkaufen auch auf Amazon, Otto, Kaufland oder Zalando. Die Bestände müssen überall stimmen.
Mehrere Lager: Sie haben ein eigenes Lager und einen Fulfillment-Partner, Filialen oder Ware direkt vom Lieferanten.
Viele Aufträge: Ab etwa 30 bis 50 Bestellungen am Tag wird Handarbeit zum Engpass.
B2B: Sie brauchen Kundenpreise, Kauf auf Rechnung und Zahlungsziele.
Einkauf: Sie wollen Bestellvorschläge und Mindestbestände.
Buchhaltung: Zahlungen aus vielen Quellen und der DATEV-Export kosten zu viel Zeit.

Warenwirtschaft und ERP werden oft gleich verwendet. Eine Warenwirtschaft deckt Artikel, Bestände, Aufträge und Versand ab. Ein ERP kann zusätzlich Einkauf, Finanzen und Controlling. Welche Systeme zu Shopify passen, zeigt der Vergleich Shopify Warenwirtschaft & ERP. Eine kurze Erklärung finden Sie im Glossar unter ERP.

Ablauf: Die ERP-Einführung in 7 Phasen

Jeder Hersteller hat sein eigenes Phasenmodell. Die Namen sind verschieden, der Inhalt ist fast gleich. Für Onlinehändler zählt vor allem eines: Shop, Marktplätze, Lager und Zahlungen brauchen in jeder Phase eigene Aufgaben. Sonst fallen Probleme erst beim Testen auf.

Phase	Dauer	Ergebnis	Aufgaben im E-Commerce
1. Ziele und Abläufe	3 bis 6 Wochen	Soll-Abläufe, Mengen, Budget	Abläufe je Kanal, Retouren, Zahlarten und Versandarten aufnehmen
2. Auswahl	4 bis 10 Wochen	System und Partner stehen fest	Anbindung an Shop und Marktplätze prüfen, Kunden mit gleichem Shopsystem fragen
3. Abgleich mit dem Standard	3 bis 6 Wochen	Konzept mit Lücken und Lösungen	Festlegen, welches System welche Daten führt; Takt und Puffer für Bestände
4. Einrichtung und Schnittstellen	6 bis 16 Wochen	Eingerichtetes System	Shop, Marktplätze, Lager, Versand, Zahlungen und DATEV anbinden
5. Datenübernahme	parallel zu Phase 4	Saubere Daten, 2 bis 3 Probeläufe	Artikel, Varianten, EANs, Kunden, offene Aufträge, Bestände
6. Tests und Schulung	3 bis 6 Wochen	Freigabe durch die Fachbereiche	Testbestellung je Kanal und Zahlart, Retoure, Storno, Teillieferung
7. Go-Live und Nachbetreuung	1 Wochenende plus 4 bis 8 Wochen	Stabiler Betrieb	Umstellung planen, letzte Daten übertragen, Bestände abgleichen, Fehler schnell lösen

Phase 1: Ziele und Abläufe

Sprechen Sie noch nicht über Systeme. Klären Sie zuerst, wie Ihr Geschäft in zwei bis drei Jahren aussehen soll. Wie viele Kanäle? Welche Länder? Wie viel B2B? Eigenes Lager oder Dienstleister?

Halten Sie auch die Mengen fest. Wie viele Aufträge kommen pro Tag, und wie viele an Spitzentagen? Wie viele Artikel und Varianten haben Sie? Wie viele Personen arbeiten später im System?

Am Ende steht kein dickes Lastenheft. Am Ende steht eine kurze Liste. Sie zeigt die Abläufe, die sicher laufen müssen. Und sie zeigt die wenigen Punkte, die Ihr Geschäft wirklich besonders machen.

Phase 2: Auswahl

Vergleichen Sie zwei bis vier Systeme. Nutzen Sie dafür Ihre eigenen Abläufe, keine Funktionslisten. Lassen Sie sich Ihre drei wichtigsten Abläufe mit Ihren Daten zeigen. Zum Beispiel eine Bestellung von Amazon mit Teillieferung und Retoure.

Der Partner, der das System einrichtet, ist genauso wichtig wie das System. Fragen Sie nach Kunden mit Ihrem Shopsystem und Ihrer Größe. Rufen Sie diese Kunden selbst an.

Die Auswahl dauert laut Softwarepath im Schnitt 17 Wochen. Kleine Firmen mit weniger als 50 Mitarbeitenden brauchen rund 14 Wochen. Wer Phase 1 sauber macht, ist deutlich schneller.

Phase 3: Abgleich mit dem Standard

Hier entscheidet sich, ob Ihr Budget hält. Prüfen Sie jeden Ablauf: Reicht der Standard des Systems? Jede Abweichung braucht einen guten Grund. Ein guter Grund hat mit Umsatz oder Kosten zu tun. „Das haben wir immer so gemacht“ ist kein guter Grund. Fachleute nennen diesen Schritt Fit-to-Standard.

Für Onlinehändler gehört hier vor allem eine Frage hinein: Welches System führt welche Daten? Mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Phase 4: Einrichtung und Schnittstellen

Der Partner richtet Artikel, Lager, Versandarten, Zahlarten, Steuern und Nummernkreise ein. Parallel entstehen die Schnittstellen. Sie verbinden das ERP mit Shop, Marktplätzen, Lager, Versand, Zahlungsanbietern und Buchhaltung.

In dieser Phase gibt es die meisten Verzögerungen. Schnittstellen zeigen ihre Sonderfälle erst mit echten Daten.

Phase 5: Datenübernahme

Die Datenübernahme läuft parallel zur Einrichtung. Planen Sie mindestens zwei Probeläufe ein. Erst danach folgt die echte Übernahme. Mehr dazu im Abschnitt zum ERP-Wechsel.

Phase 6: Tests und Schulung

Testen Sie ganze Abläufe, nicht einzelne Funktionen. Ein Test beginnt bei der Bestellung und endet bei der Buchung. Jede Kombination aus Kanal, Zahlart und Versandart braucht mindestens eine Testbestellung. Testen Sie auch Storno, Teillieferung, Retoure und Gutschrift. Wie das in Shopify geht, zeigt der Artikel Shopify Testbestellung.

Schulen Sie früh einige Schlüsselpersonen aus jedem Bereich. Fachleute nennen sie Key-User. Sie schulen danach ihre Teams. Das klappt meist besser als eine Schulung durch den Partner.

Phase 7: Go-Live und Nachbetreuung

Die Umstellung selbst dauert meist ein Wochenende. Danach folgen vier bis acht Wochen Nachbetreuung. In dieser Zeit lösen Partner und Team Fehler schnell. Fachleute nennen das Hypercare. Wie Sie das Wochenende planen, steht weiter unten.

Shop, Marktplätze und Lager anbinden

Die Trovarit AG befragt regelmäßig ERP-Nutzer. In der Studie „ERP in der Praxis 2026/27“ schneiden die Schnittstellen am schlechtesten ab. Rund 19 Prozent nennen Schnittstellen als Problem im Betrieb. Damit liegen sie auf Platz zwei. Im E-Commerce sind Schnittstellen der Kern des Projekts.

Welches System führt welche Daten?

Für jede Art von Daten führt genau ein System. Fachleute sprechen von Datenhoheit. Alle anderen Systeme lesen nur mit oder schreiben auf festen Wegen zurück.

Daten	Führendes System	Richtung	Typischer Takt
Artikel, Preise, Varianten	ERP oder PIM	ERP/PIM an Shop und Marktplätze	bei Änderung oder stündlich
Texte und Bilder	PIM oder Shop	PIM an Shop und Marktplätze	bei Änderung
Bestände	ERP oder Lagersystem	ERP an alle Kanäle	alle 1 bis 15 Minuten
Aufträge	Shop oder Marktplatz	Kanal an ERP	fast sofort
Versand und Tracking	ERP oder Lager-Dienstleister	ERP an Kanal	beim Versand
Kunden	Shop (B2C), ERP (B2B)	je nach Geschäft	bei Änderung
Zahlungen	Zahlungsanbieter	Anbieter an ERP oder Buchhaltung	täglich
Rechnungen und Gutschriften	ERP	ERP an Kanal und Buchhaltung	bei Erstellung

Arbeiten Sie mit einem PIM? Dann gehören Texte und Bilder dorthin, nicht ins ERP. Mehr dazu im Artikel PIM für Shopify.

Shopify oder Shopware ans ERP anbinden: drei Wege

Weg	Passt für	Typischer Aufwand	Risiko
Fertiger Connector des ERP-Herstellers	Standardabläufe, ein Shop, bekannte Marktplätze	wenige Tage bis 6 Wochen, oft im Preis enthalten	Sonderfälle gehen nicht; abhängig von Updates des Herstellers
Middleware (z. B. Alumio, Synesty)	mehrere Systeme, eigene Regeln, Systeme später tauschen	ab ca. 500 Euro im Monat plus Einrichtung	ein weiteres System, das jemand betreuen muss
Eigene Schnittstelle über API	sehr spezielle Abläufe, große Mengen	ab ca. 10 bis 20 Tagen Arbeit pro Schnittstelle	Wartung bleibt bei Ihnen oder Ihrer Agentur

Bis etwa 10 Millionen Euro Umsatz reicht meist ein fertiger Connector. Er muss aber Ihre wichtigsten Abläufe abdecken. Middleware lohnt sich, wenn drei oder mehr Systeme zusammenarbeiten. Oder wenn Sie einzelne Systeme später leicht tauschen wollen.

Überverkäufe verhindern

Shopify, Shopware und Marktplätze erlauben nur eine bestimmte Zahl an Anfragen pro Minute. Kommen Bestände nur alle 15 oder 60 Minuten an, verkaufen Sie zu Spitzenzeiten Ware, die weg ist. Zwei Mittel helfen:

Puffer pro Kanal: Auf Marktplätzen zeigen Sie zum Beispiel immer zwei Stück weniger an, als da sind.
Übertragung bei jeder Änderung: Bestände gehen sofort raus, nicht nur im festen Takt.

Wie lange dauert eine ERP-Einführung?

Viele Ratgeber nennen Zahlen, ohne zu sagen, für wen sie gelten. Hier die wichtigsten Studien:

Quelle	Ergebnis	Für wen sie gilt
Panorama Consulting, ERP Report 2026	Median 9 Monate	eher große Firmen: mittlerer Umsatz der Befragten 200,5 Mio. US-Dollar, meist international
Panorama Consulting, ERP Report 2024	15,5 Monate	wie oben, ältere Umfrage
Trovarit, ERP in der Praxis 2023	kleine Firmen gut 6 Monate, Mittelstand 10 bis 13 Monate, große ca. 14 Monate	DACH, herstellerneutral, alle Branchen
Softwarepath ERP Report	Auswahl 17 Wochen, unter 50 Mitarbeitende ca. 14 Wochen	vor allem USA und Großbritannien

Oft liest man „im Schnitt 21 Monate“. Diese Zahl stammt aus älteren Umfragen von Panorama. Heute sind Projekte kürzer. Panorama erklärt das mit dem hohen Anteil an Cloud-Software.

Für Onlinehändler gilt aus der Praxis:

Ausgangslage	Typische Dauer	Größte Zeitfresser
Ein Shop, ein bis zwei Marktplätze, eigenes Lager, unter 3 Mio. Euro Umsatz	3 bis 5 Monate	Artikeldaten bereinigen, Versand anbinden
Mehrere Marktplätze, externes Lager, 3 bis 15 Mio. Euro Umsatz	5 bis 9 Monate	Schnittstelle zum Lager, Bestände, Zahlungen zuordnen
B2C und B2B, mehrere Lager oder Länder, 15 bis 50 Mio. Euro Umsatz	9 bis 15 Monate	Sonderwünsche, Freigaben, Daten aus dem alten System

Die Software bestimmt die Dauer kaum. Drei andere Dinge zählen mehr:

wie schnell Sie entscheiden
wie sauber Ihre Daten sind
wie viel Zeit Ihre Key-User neben dem Tagesgeschäft haben

Was kostet eine ERP-Einführung?

Die Kostenblöcke

Software: Lizenz oder Abo, meist pro Nutzer, pro Auftrag oder nach Umsatz
Einrichtung: Konzept, Einstellungen, Projektleitung durch den Partner
Schnittstellen: Connector, Middleware oder eigene Entwicklung
Datenübernahme: Daten bereinigen, zuordnen, testen
Schulung: Key-User und Teams
Zeit Ihres Teams: Projektleitung, Key-User, Geschäftsführung
Betrieb: Wartung, Updates, Support, Anpassungen nach dem Start
Puffer: mindestens 15 bis 20 Prozent

Laut Panorama ERP Report 2026 lagen rund 30 Prozent der Projekte über Budget. Das waren die häufigsten Gründe:

zusätzliche Technik wurde nötig (54,9 Prozent)
der Umfang wuchs (51,0 Prozent)
technische Probleme (43,1 Prozent)
zu wenig Personal eingeplant (35,3 Prozent)

Was kostet die Software?

System	Preismodell	Einstieg laut Hersteller
JTL-Wawi	Basis kostenlos, Auftragspakete für Shopify, Shopware und Marktplätze	Auftragspakete ab 25 Euro pro Monat (100 Aufträge), Advanced ab 99 Euro, Pro ab 329 Euro pro Monat
Xentral	Pakete nach Zahl der Aufträge	Starter 349 Euro, Business 649 Euro, Pro 849 Euro pro Monat
weclapp	pro Nutzer	ERP Handel ab 163 Euro pro Nutzer und Monat
Odoo	pro Nutzer	Standard ab 24,90 Euro, Custom ab 44,90 Euro pro Nutzer und Monat (reguläre Preise)
Microsoft Dynamics 365 Business Central	pro Nutzer	Essentials 69,30 Euro, Premium 95,30 Euro pro Nutzer und Monat
Billbee	nach Zahl der Aufträge	ab 9 Euro pro Monat (Auftragsabwicklung, kein volles ERP)
Plentymarkets bzw. PlentyONE	nach Umsatz gestaffelt	keine öffentliche Preisliste

Die Lizenz ist selten der größte Posten. Eine Faustregel: Einrichtung und Schnittstellen kosten im ersten Jahr das Ein- bis Dreifache der Lizenz. Eine neutrale Studie dazu gibt es nicht. Meine Erfahrung bestätigt die Regel aber.

Kosten nach Größe: drei Beispiele

Kostenblock	A: unter 3 Mio. Euro, Shopify mit JTL oder Xentral, 1 Lager	B: 3 bis 15 Mio. Euro, mehrere Marktplätze, externes Lager	C: 15 bis 50 Mio. Euro, B2C und B2B, Business Central oder Odoo mit Middleware
Software (Jahr 1)	2.000 bis 10.000 Euro	10.000 bis 40.000 Euro	30.000 bis 120.000 Euro
Einrichtung durch Partner	5.000 bis 25.000 Euro	30.000 bis 100.000 Euro	100.000 bis 350.000 Euro
Schnittstellen und Middleware	meist im Connector enthalten	10.000 bis 40.000 Euro	30.000 bis 100.000 Euro
Datenübernahme und Schulung	2.000 bis 8.000 Euro	8.000 bis 30.000 Euro	25.000 bis 80.000 Euro
Externe Kosten Jahr 1 gesamt	ca. 10.000 bis 45.000 Euro	ca. 60.000 bis 210.000 Euro	ca. 185.000 bis 650.000 Euro
Zeit Ihres Teams	40 bis 80 Personentage	120 bis 250 Personentage	300 bis 600 Personentage
Typische Dauer	3 bis 5 Monate	5 bis 9 Monate	9 bis 15 Monate

Passen die Werte? Die Trovarit-Studie nennt rund 6.000 Euro pro Arbeitsplatz für die Einführung. Bei 15 Nutzern sind das rund 90.000 Euro. Bei 50 Nutzern sind es rund 300.000 Euro. Das passt zu den Beispielen B und C.

Fast immer zu knapp geplant: die Zeit Ihres Teams. Laut Trovarit hat ein Projekt im Mittelstand im Kern rund fünf eigene und 2,5 externe Personen. Ihre Key-User brauchen oft 30 bis 50 Prozent ihrer Zeit für das Projekt. Diese Zeit fehlt im Tagesgeschäft. Planen Sie Vertretungen oder Aushilfen ein.

Kostenrechner: Ihre ERP-Einführung in Zahlen

Schätzen Sie Kosten, Zeitaufwand und Dauer für Ihren Shop. Der Rechner nutzt dieselben Richtwerte wie die Beispiele oben. Er zeigt auch, wann ein Go-Live realistisch ist, wenn Sie jetzt starten.

Der beste Zeitpunkt für den Go-Live

Im Onlinehandel ist der Starttermin eine wichtige Entscheidung. Das bekannteste Negativbeispiel ist Hershey. Der Süßwarenhersteller stellte 1999 kurz vor Halloween alles auf einmal um. Bestellungen für über 100 Millionen US-Dollar konnten nicht raus.

Für die meisten Onlinehändler gilt:

Kein Go-Live von Mitte Oktober bis Ende Januar. Black Week, Weihnachten und die Retourenwelle lassen keinen Raum für Fehler.
Gute Zeiten sind Februar bis April und Juni bis August. Das hängt von Ihrer Saison ab.
Inventur oder neues Geschäftsjahr sind gute Stichtage. Die Bestände werden dann ohnehin gezählt.
Mindestens acht Wochen Abstand zur Hauptsaison. Dann ist die Nachbetreuung vorbei.

Planen Sie rückwärts. Soll der Go-Live spätestens Ende August sein? Dann muss die Auswahl meist im Frühjahr fertig sein.

Das Go-Live-Wochenende

Microsoft schreibt für seine ERP-Projekte vor jedem Go-Live einen festen Plan vor. Dazu gehören klare Kriterien für „Go“ oder „No-Go“, Probedurchläufe und ein Ablaufplan. Darin steht, wer was wann erledigt. Das gilt für jedes ERP-Projekt im E-Commerce. Fachleute nennen die Umstellung Cutover.

So läuft ein typisches Wochenende ab:

Stammdaten einfrieren: Einige Tage vorher ändert niemand mehr Artikel oder Preise im alten System.
Bestellungen regeln: Der Shop bleibt online. Aufträge werden kurz gesammelt und danach übertragen. Oder Sie pausieren die Marktplätze für einige Stunden.
Letzte Daten übertragen: Offene Aufträge, Bestände und neue Kunden seit dem letzten Probelauf.
Bestände prüfen: Stimmen die Zahlen im neuen System mit dem Lager überein?
Echte Testbestellungen: Je Kanal, Zahlart und Versandart eine Bestellung, bis zum Versandlabel und zur Buchung.
Go oder No-Go: Entscheiden Sie nach den Kriterien, die vorher feststanden.
Plan B: Was tun Sie, wenn wichtige Abläufe nicht laufen? Wie lange kann das alte System weiterlaufen?
Nachbetreuung: Vier bis acht Wochen lang gibt es tägliche kurze Abstimmungen. Jemand beobachtet die Schnittstellen. Der Partner reagiert schnell.

ERP-Wechsel und Datenmigration

Viele Händler führen nicht ihr erstes ERP ein. Sie wechseln. Zum Beispiel von JTL zu Xentral, von einer Eigenlösung in die Cloud oder zu Business Central. Laut Trovarit sind ERP-Systeme im DACH-Raum im Schnitt über 13 Jahre alt. Ein Wechsel ist die Chance, alten Ballast loszuwerden.

Was ins neue System kommt und was nicht

Übernehmen: aktive Artikel mit Varianten, EANs und Preisen, aktive Kunden, Lieferanten, offene Aufträge, offene Posten, aktuelle Bestände
Nicht übernehmen: alte Artikel, doppelte Einträge, Testdaten, Kunden ohne Kauf seit vielen Jahren
Archivieren: Alte Aufträge und Belege bleiben im alten System oder in einem Archiv lesbar.

Pflichten beim Wechsel

Aufbewahrung: Buchungsbelege müssen Sie seit 2025 acht Jahre aufbewahren. Für Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse gelten weiter zehn Jahre.
GoBD: Das Finanzamt muss die alten Daten über die ganze Frist auswerten können. Schalten Sie das alte System nicht einfach ab. Passen Sie auch die Verfahrensdokumentation an.
Datenschutz: Übernehmen Sie nur Kundendaten, die Sie noch brauchen. Schließen Sie mit dem ERP-Anbieter und allen Dienstleistern einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Nutzen Sie im Testsystem keine echten Kundendaten, nur unkenntlich gemachte.

Die 10 häufigsten Fehler bei der ERP-Einführung im E-Commerce

Laut Trovarit liefen 2020/21 nur 17 Prozent der ERP-Projekte weitgehend glatt. Gartner erwartet, dass über 70 Prozent der neueren ERP-Projekte ihre Ziele bis 2027 nicht ganz erreichen. Im Onlinehandel sehe ich diese Fehler am häufigsten:

Go-Live in der Hochsaison. Wer im Oktober umstellt, testet im Weihnachtsgeschäft.
Unklar, wer die Daten führt. Preise werden im Shop und im ERP gepflegt. Niemand weiß, welcher Preis gilt.
Alte Abläufe genau nachbauen. Ein bekanntes Beispiel ist Lidl. Das SAP-Projekt eLWIS wurde 2018 nach rund sieben Jahren gestoppt. Lidl rechnet Bestände mit Einkaufspreisen, SAP mit Verkaufspreisen. Die nötigen Umbauten wurden zu groß.
Schnittstellen nur mit einfachen Fällen getestet. Bundles, Gutscheine, Teilretouren und Bestellungen mit zwei Zahlarten fallen erst im Betrieb auf.
Bestände zu selten übertragen. Die Folge: Überverkäufe auf Marktplätzen und schlechtere Bewertungen.
Zahlungen nicht zugeordnet. PayPal, Klarna, Shopify Payments und Marktplätze zahlen getrennt aus. Das ERP muss jede Zahlung dem richtigen Auftrag zuordnen. Sonst wächst der Stapel in der Buchhaltung.
Alte Daten ungeprüft übernommen. Doppelte und falsche Artikeldaten landen im neuen System. Über die Schnittstellen gehen sie wieder in den Shop.
Shop-Apps und ERP machen dasselbe. Apps für Rechnung, Versand oder Bestand laufen weiter. Sie erzeugen doppelte Belege.
Key-User haben keine Zeit. Das Projekt läuft „nebenbei“, Entscheidungen bleiben liegen. Under Armour hatte 2017 nach der SAP-Umstellung Lieferprobleme. Als Grund nannte die Firma ausdrücklich Probleme beim Wandel im Team.
Kein Plan B und keine Kriterien für den Go-Live. Der Termin wird gehalten, obwohl wichtige Tests fehlen.

Das Projektteam: Wer wird gebraucht?

Geschäftsführung als Sponsor: entscheidet bei Konflikten und hält die Prioritäten stabil.
Interne Projektleitung: kennt die Abläufe, darf entscheiden und hat mindestens die Hälfte ihrer Zeit für das Projekt.
Key-User aus jedem Bereich: Kundenservice, Lager, Einkauf, Buchhaltung und E-Commerce. Sie testen, entscheiden fachlich und schulen ihre Teams.
Partner für das ERP: Einrichtung, Schnittstellen, Datenübernahme.
Shop-Agentur: wenn der Shop angepasst werden muss.
Steuerberatung: für Kontenrahmen, DATEV-Export und E-Rechnung.

Viele Händler holen sich zusätzlich eine neutrale Begleitung. Sie verdient weder am Verkauf des Systems noch an Projekttagen. Sie achtet darauf, dass die Anforderungen aus dem E-Commerce im Konzept landen. Sie prüft Angebote und Ergebnisse des Partners. Und sie hilft bei Entscheidungen. Wie ich das mache, steht auf der Seite Umsetzungsbegleitung.

E-Rechnung, GoBD und Förderung: Was 2026 wichtig ist

Die E-Rechnung als Anlass

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Firmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Firmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen auch ausstellen. Ab 2028 gilt das für alle.

Die Pflicht gilt nur für Rechnungen an Firmen in Deutschland. Reine D2C-Shops betrifft das beim Ausstellen kaum. Rechnungen von Lieferanten müssen sie aber empfangen können. Händler mit B2B-Anteil sollten das ERP-Projekt jetzt planen. Prüfen Sie bei der Auswahl, ob das System XRechnung und ZUGFeRD erstellen und lesen kann.

Förderung

go-digital endete am 31.12.2024, Digital Jetzt schon Ende 2023. Viele Ratgeber nennen beide noch.
KfW ERP-Förderkredit Digitalisierung: Seit Juli 2025 lassen sich auch Software und Beratung über die Hausbank finanzieren. In manchen Stufen gibt es einen Zuschuss.
Programme der Länder: zum Beispiel der Digitalbonus Bayern bis Ende 2027 mit bis zu 50 Prozent Zuschuss. Die Regeln ändern sich oft. Fragen Sie vor dem Start beim Träger nach.

Checkliste: Ist Ihr ERP-Projekt bereit?

FAQ

Wie lange dauert eine ERP-Einführung im Onlinehandel?

Ein Shop mit ein bis zwei Marktplätzen und eigenem Lager braucht etwa drei bis fünf Monate. Mit vielen Marktplätzen und externem Lager sind es fünf bis neun Monate. Mit B2B und mehreren Lagern dauert es neun bis fünfzehn Monate. Gerechnet ist von der Auswahl bis zum Ende der Nachbetreuung.

Was kostet eine ERP-Einführung für einen Onlineshop?

Kleinere Shops zahlen im ersten Jahr etwa 10.000 bis 45.000 Euro an externen Kosten. Händler mit vielen Marktplätzen und externem Lager zahlen etwa 60.000 bis 210.000 Euro. Größere Händler mit B2B liegen deutlich darüber. Dazu kommt die Zeit Ihres Teams. Sie wird oft unterschätzt.

Welche Phasen hat eine ERP-Einführung?

Es gibt sieben Phasen: Ziele und Abläufe, Auswahl, Abgleich mit dem Standard, Einrichtung und Schnittstellen, Datenübernahme, Tests und Schulung sowie Go-Live mit Nachbetreuung.

Warum scheitern ERP-Projekte?

Meist aus organisatorischen Gründen. Entscheidungen fehlen, Key-User haben zu wenig Zeit, es gibt zu viele Sonderwünsche und der Zeitplan ist zu knapp. Im E-Commerce kommen drei Punkte dazu: unklare Regeln, welches System welche Daten führt, zu wenig getestete Schnittstellen und ein Go-Live in der Hochsaison.

Wann ist der beste Zeitpunkt für den Go-Live?

Außerhalb der Hochsaison und mindestens acht Wochen davor. Für die meisten Onlinehändler passen Februar bis April oder Juni bis August. Von Mitte Oktober bis Ende Januar sollten Sie nicht umstellen.

Alles auf einmal oder Schritt für Schritt einführen?

Im E-Commerce stellen Sie Aufträge, Bestände, Versand und Rechnungen meist gemeinsam um. Sie hängen eng zusammen. Weitere Kanäle, Länder oder Module folgen danach Schritt für Schritt. Laut Panorama 2026 wählt mehr als ein Viertel der Firmen diesen Mix.

Sollte man alte Daten ins neue ERP übernehmen?

Nur aktive Stammdaten, offene Vorgänge und aktuelle Bestände. Alte Aufträge und Belege bleiben besser in einem Archiv oder im alten System. Der Zugriff darauf muss für die ganze Aufbewahrungsfrist gesichert sein.

Muss ich wegen der E-Rechnung ein ERP einführen?

Nicht unbedingt. Die Pflicht zum Ausstellen gilt ab 2027 oder 2028 nur für Rechnungen an Firmen in Deutschland. Reine D2C-Shops betrifft das kaum. Für Händler mit B2B ist die E-Rechnung aber ein guter Anlass, ihre Systeme zu prüfen.

Gibt es Förderung für eine ERP-Einführung?

Die Bundesprogramme go-digital und Digital Jetzt sind beendet. Möglich sind der KfW ERP-Förderkredit Digitalisierung und Programme der Länder wie der Digitalbonus Bayern. Fragen Sie vor dem Start beim Träger nach den aktuellen Regeln.

Brauche ich einen ERP-Berater?

Nicht für jedes Projekt. Bei vielen Kanälen, externem Lager oder B2B lohnt sich eine neutrale Begleitung. Sie sollte nicht am Verkauf des Systems verdienen. Am meisten bringt sie bei der Auswahl, beim Konzept und vor dem Go-Live.

Fazit: Das ERP-Projekt ist ein E-Commerce-Projekt

Eine ERP-Einführung im Onlinehandel ist kein reines IT-Projekt. Sie bauen Ihre Auftragsabwicklung um, während der Shop weiterläuft. Fünf Dinge entscheiden über den Erfolg: ein klares Ziel, wenige Abweichungen vom Standard, klare Regeln für die Daten, gut getestete Schnittstellen und ein Go-Live mit Abstand zur Hochsaison.

Die Software ist dabei der kleinere Teil der Kosten. Planen Sie Budget und vor allem die Zeit Ihres Teams ehrlich ein. Dann schaffen Sie ein ERP-Projekt in drei bis zwölf Monaten.

ERP-Einführung im E-Commerce: Ablauf, Dauer, Kosten und typische Fehler